Szablon 5 Whys

Informacje o szablonie 5 Whys

Metoda 5 Whys to proste, ale skuteczne narzędzie do rozwiązywania problemów. Technika opiera się na idei, że zadając pytanie „dlaczego” pięć razy z rzędu, można odkryć pierwotną przyczynę problemu. To konsekwentne podejście pytające może pomóc w wyodrębnieniu istoty problemu, co może prowadzić do praktycznych rozwiązań.

Szablon 5 Whys to ustrukturyzowana wizualna reprezentacja tej techniki, zaprojektowana w celu prowadzenia systematycznej eksploracji problemów. Szablon zawiera główny obszar problemu na górze, a następnie pięć innych sekcji oznaczonych od „Dlaczego 1” do „Dlaczego 5”. Każda sekcja jest poświęcona eksploracji kolejnych warstw przyczyn związanych z głównym problemem. Aby użyć szablonu, zacznij od zdefiniowania początkowego problemu, a następnie stopniowo rozwiąż każde „dlaczego”, aż zostanie zidentyfikowana pierwotna przyczyna.

Jak skutecznie korzystać z szablonu 5 Whys

Postępuj zgodnie z tymi prostymi krokami:

1. Zidentyfikuj problem: Zacznij od zapisania głównego problemu lub zagadnienia, które badacie, w wyznaczonym obszarze.

2. Użyj karteczek do pytań "dlaczego": Dla każdego kolejnego „dlaczego” użyj karteczek, aby zapisać podstawową przyczynę związaną z poprzednią warstwą lub stwierdzeniem.

3. Iteruj aż do końca: Kontynuuj ten proces wzdłuż gałęzi, aż dojdziesz do piątego "dlaczego" lub zidentyfikujesz pierwotną przyczynę.

4. Dodaj elementy kontekstowe: Aby zapewnić głębsze zrozumienie, możesz przeciągać i upuszczać dowolne odpowiednie elementy (dokumenty, obrazy, linki) na tablicę obok swoich "dlaczego".

5. Za pomocą kilku kliknięć szablon można łatwo edytować, aby dostosować go do specyficznych potrzeb twojego badania, co czyni go wszechstronnym narzędziem do różnych scenariuszy.

Dlaczego warto używać szablonu 5 Whys?

Szablon 5 Whys to potężne narzędzie, które można wykorzystać do zidentyfikowania przyczyny źródłowej problemu. To ustrukturyzowane podejście, które zapewnia systematyczną metodę rozwiązywania problemów, gwarantując, że żaden aspekt nie zostanie pominięty. Szablon oferuje wizualną reprezentację, która sprzyja współpracy podczas burzy mózgów i zespołowym rozwiązywaniu problemów.

Oto kilka kluczowych powodów, dlaczego warto rozważyć użycie szablonu 5 Whys:

1. Analiza przyczyn źródłowych: Szablon 5 Whys skutecznie odkrywa przyczyny źródłowe problemów, zamiast jedynie zajmować się powierzchownymi objawami. Zadając pytanie „dlaczego” przynajmniej pięć razy, możesz zidentyfikować podstawową przyczynę problemu i opracować rozwiązanie, które bezpośrednio się z nim zmierzy.

2. Wspólne rozwiązywanie problemów. Wizualny charakter szablonu ułatwia prowadzenie wspólnych dyskusji i zespołowe rozwiązywanie problemów. Zachęca wszystkich do dzielenia się pomysłami i perspektywami, co może prowadzić do bardziej kompleksowego i skutecznego rozwiązania.

3. Ustrukturyzowane podejście: Szablon zapewnia ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów, co gwarantuje, że postępujesz według logicznego procesu i uwzględniasz wszystkie istotne czynniki. Może to pomóc uniknąć pomijania ważnych szczegółów lub podejmowania pochopnych decyzji.

4. Wszechstronność: Szablon 5 Whys można stosować w różnych scenariuszach, od procesów biznesowych po osobistą introspekcję. Jest to wszechstronne narzędzie, które można dostosować do Twoich specyficznych potrzeb i celów.

5. Dokumentacja i odniesienie: Korzystając z szablonu, tworzysz zapis swojej analizy, który może być przywoływany w przyszłości lub udostępniany stakeholderom. Pomoże Ci to śledzić postępy i wykazać skuteczność działań w zakresie rozwiązywania problemów.

Przykład szablonu 5 Whys

Powiedzmy, że próbujesz wdrożyć aplikację, nad którą pracował Twój zespół. Byłeś gotowy, by dostarczyć aplikację na czas, ale ostatecznie dostarczyłeś ją z opóźnieniem dwóch dni.

Oto jak możesz użyć szablonu 5 Whys, aby odkryć przyczynę tego opóźnienia i jak można unikać opóźnień w przyszłości.

Krok 1.

Zacznij od możliwie najszerszego pytania, a następnie spróbuj na nie odpowiedzieć.

Przykład: Dlaczego aplikacja się spóźniła? Spóźniła się, ponieważ wystąpiło opóźnienie w produkcji.

Krok 2.

Na podstawie tej odpowiedzi możesz nieco zawęzić pytanie.

Przykład: Dlaczego wystąpiło opóźnienie w produkcji? Wystąpiło opóźnienie w produkcji, ponieważ zespół inżynierów musiał wprowadzić poprawkę w ostatniej chwili, o której zespół produktowy nie wiedział do dnia premiery.

Krok 3.

Jeszcze bardziej zawęź pytanie, a następnie na nie odpowiedz.

Przykład: Dlaczego zespół produktowy nie wiedział o poprawce? Zespół produktowy nie wiedział o poprawce, ponieważ inżynierowie jej nie zakomunikowali.

Krok 4.

Kontynuuj zawężanie i odpowiadanie na pytanie.

Przykład: Dlaczego zespół inżynierów nie skomunikował się z zespołem produktowym? Zespół inżynierów nie skomunikował się z zespołem produktowym, ponieważ nie wiedzieli, jak przekazać te informacje.

Krok 5.

Zadaj pytanie ostatni raz, aby skupić się na rozwiązaniu.

Przykład: Dlaczego zespół inżynierów nie wiedział, jak komunikować się z zespołem produktowym? Zespół inżynierów nie wiedział, jak komunikować się z zespołem produktowym, ponieważ zespół produktowy nie miał jasno określonego punktu kontaktowego ani procesów komunikacyjnych.